Аутсорсинг бухгалтерии: плюсы и минусы

Что такое аутсорсинг бухгалтерии

Аутсорсинг бухгалтерских услуг — это предоставление специализированной фирмой на платной основе с заключением соглашения обслуживания по осуществлению бухучета и налогового учета, с составлением всего необходимого пакета отчетности от имени организации-заказчика, и передача ее контролирующим органам.

Считается ошибочным мнением, что аутсорсингом бухгалтерии является использование внешнего стороннего бухгалтера. В последнем случае это рассматривается как найм его только по договору подряда, а не трудовому. Аутсорсинг бухгалтерских услуг должен оказываться полноценной организацией по соответствующему договору.

В нашей стране аутсорсинг бухгалтерии стал распространяться с начала 21 века. Согласно информации Росстата аутсорсинг бухгалтерии в Москве сейчас осуществляет более полутора тысяч организаций.

Существующая тенденция в данное время отражает желание руководства компании организовать бухучет с помощью привлечения внешних услуг другой фирмы, чем создавать на предприятии собственный штат по бухгалтерии. Прежде всего это вызвано возможностью сэкономить за счет зарплаты и налогов бухгалтеров, а также нет нужды организовывать рабочие места в самой фирме.

Кроме того, главным плюсом аутсорсинга бухгалтерии является то, что в штате специализированных компаний находятся частный бухгалтер различных специализаций, экономист, юрист и т. д. Они позволяют сразу компетентно решать возникающие вопросы и избегать привлечения организации к ответственности. А если это произойдет по вине фирмы, оказывающий услуги, то все штрафы, убытки она должна взять на себя.

Внимание! С развитием телекоммуникационных технологий аутсорсинг бухгалтерии выходит на новый уровень. Теперь все данные клиента могут храниться на облачном сервисе, а заказчик с помощью любого компьютера, обращаться к нему за сведениями. Такая же возможность в последнее время стала предоставляться и для мобильных устройств.

В результате организация-заказчик получает все необходимые оперативные данные, а также видит и контролирует весь процесс ведения учета, сдачи отчетности и т.д.

Такая же возможность в последнее время стала предоставляться и для мобильных устройств. В результате организация-заказчик получает все необходимые оперативные данные, а также видит и контролирует весь процесс ведения учета, сдачи отчетности и т.д.

Специфика бухгалтерского аутсорсинга

  • Компания-заказчик получает не определенного сотрудника, а услугу. Например, услуга по обработке авансовых отчетов или ведения бухучета. Соответственно, клиент платит не за персонал, а за выполненную работу. При аутсорсинге работа не остановится, если сотрудник ушел в отпуск или заболел. Кроме того, клиент на аутсорсинге, как правило, получает не одного сотрудника, а целый штат, где каждый отвечает за определенную область работ.Работа выстраивается по следующей схеме: клиент предоставляет всю информацию, чтобы аутсорсер мог начать ведение учета.
  • Перечень услуг оговаривается при заключении договора. Вам не нужно платить за те работы, которые не требуются вашей фирме.
  • Компании-аутсорсеры несут ответственность за все свои ошибки. По договору они обязаны возместить все штрафы, неустойки и недочеты, возникшие в процессе бухгалтерского учета по вине их сотрудников.
  • Мера ответственности аутсорсинговых компаний прописывается в договоре. В документе обязательно должны быть пункты о неразглашении корпоративной информации и замене бухгалтера.
  • Аутсорсинговые компании обеспечивают непрерывную работу заказчику: все специалисты взаимозаменяемы, не будет простоев из-за выхода эксперта на больничный или в ежегодный отпуск.

7 этапов перехода на аутсорсинг бухгалтерского обслуживания

Этап 1. Анализ состояния дел в организации

Для начала подумайте, действительно ли есть необходимость прибегнуть к помощи организации, предоставляющей услуги бухгалтерского аутсорсинга. Возможно, проблема возникла вовсе не потому, что ваши бухгалтера недостаточно квалифицированы. Что, если их работа просто неправильно организована?

Когда обязанности распределены между сотрудниками неравномерно, одни всегда перегружены работой и поэтому не успевают выполнить ее в срок. А в это время кто-то бездельничает. Также случаются ситуации, когда бумаги поступают в бухгалтерию с опозданием, и поэтому их обработка задерживается.

Этап 2. Принятие решения

Подсчитайте, что для вас будет выгоднее – оплачивать услуги по бухгалтерскому аутсорсингу или выплачивать зарплату штатному сотруднику. Рекомендуем все расчеты проводить в таблице. И лучше всего сразу выражать их в финансах, так будет нагляднее.

Прежде всего следует уточнить, что конкретно входит в пакет услуг подрядчика – проведение конкретных операций, исполнение основных задач или осуществление полного объема бухгалтерских функций. Кроме того, услуги бывают постоянные и разовые.

Вы можете отдать не все дела на аутсорсинг, а только часть из них. Но имейте в виду, что если аутсорсер будет заниматься бухгалтерией в полном объеме, то ваша экономия составит примерно 40–60 %.

Шаг 3. Выбор аутсорсера

Это очень важный шаг, но мы уже довольно подробно его разобрали, поэтому не будем здесь останавливаться. Главное, не забывайте, что успешность вашей организации напрямую зависит от профессионализма подрядчика.

Шаг 4. Составление договора на бухгалтерский аутсорсинг

Контракт об аутсорсинге основывается на стандартном соглашении об оказании услуг. Важные положения, которые следует проверять особенно внимательно:

  • список предоставляемых исполнителем услуг;
  • сроки подготовки необходимых данных и представления результатов;
  • ответственность сторон, санкции;
  • нюансы аннулирования соглашения.

Учтите, что все положения договора должны быть описаны точно и ясно, без двусмысленных фраз. Это обезопасит вас от многих проблем и ошибок в будущем, а также обеспечит высокий уровень сотрудничества.

Шаг 5. Заключение договора на бухгалтерский аутсорсинг

Срок действия соглашения о предоставлении услуг бухгалтерского аутсорсинга не регламентируется российским законодательством и устанавливается сторонами. Он зависит главным образом от поставленных заказчиком задач. Рекомендуем при составлении такого соглашения сразу указывать в нем возможность и условия дальнейшего продления (пролонгации).

А еще лучше зафиксировать условия прекращения действия договора по инициативе одной из сторон до того, как истечет установленный изначально срок. Тогда нужно будет описать порядок возмещения ущерба либо оплату связанных с этим затрат.

Очень важно также определиться с подходящими условиями передачи друг другу деловых сведений.

Шаг 6. Переход на новую систему работы

Оплата услуг аутсорсера – это вид управленческих расходов, который указывается в письменном соглашении. Налог на добавленную стоимость при этом не учитывают.

Если ваш штатный бухгалтер некоторое время отсутствовал и не вел бухгалтерскую документацию, сотрудники аутсорсинговой компании смогут восстановить учет. Но это условие также следует указывать в договоре.

Шаг 7. Разработка методов взаимодействия

Когда контракт будет подписан, вам останется лишь передать исполнителю все необходимые документы: о приобретении основных средств, поставках и услугах, купле-продаже, трудовые приказы и др.

Затем, по окончании отчетного периода и квартала, оформленные должным образом и подписанные документы необходимо будет передать в налоговый орган. А при получении от аутсорсера годового отчета потребуется сформировать общий реестр всех документов, переданных ему за прошедший год. Все это вы потом получите обратно вместе с описью.

Когда нужен аутсорсинг бухгалтерских услуг

На начальном этапе развития бизнеса или в сфере индивидуального предпринимательства аутсорсинг — единственное верное решение. Как правило, индивидуальный предприниматель или начинающий бизнесмен не знают ничего о том, как вести бухгалтерию, сдавать отчеты, вести документооборот. Нанимать же бухгалтера и платить ему зарплату дорого и нерационально. Аутсорсер обойдется многократно дешевле, да и от ошибок, которые могут повлечь штрафы «по незнанию», защитит.

В действующем среднем и крупном бизнесе аутсорсинг бухгалтерского учета может понадобиться в следующих случаях.

1.    Проблемы с бухгалтером. Он неожиданно уволился, скомпрометировал себя, стал объектом недовольства со стороны контрагентов или сотрудников, по его вине компания получила штраф или блокировку счетов. Поиск нового специалиста — как игра в рулетку. Совсем не обязательно, что он будет лучше предыдущего.

2.    Недоработки в бухгалтерской деятельности. Специалисты «старой школы» часто грешат тем, что не хотят идти в ногу со временем, и стремятся работать «по старинке». Для бизнеса это оборачивается серьезными проблемами. Затягивание сроков, нерациональное расходование рабочего времени и средств, выплата зарплаты лишь за то, что бухгалтер есть в штате, а не за то, что он работает эффективно и радеет душой за развитие бизнеса. В этом случае бухгалтер и собственник бизнеса смотрят в разные стороны, и ситуацию нужно менять.

3.    Потребность в оптимизации расходов. Если есть возможность сократить расходы на содержание бухгалтерии без потери качества работ в этом направлении, нет причин отказываться. Причем не только в кризисные периоды. Успешность бизнеса во все времена определялась рациональностью расходования средств.

Также бухгалтерский аутсорсинг может понадобиться, если у компании несколько учредителей и наемный менеджмент, а руководители хотят обеспечить прозрачность бухгалтерского обслуживания. Исключить сговор и «перекосы» работы в пользу любой из сторон позволяет привлечение независимой аутсорсинговой компании.

15 советов по выбору бухгалтерской аутсорсинговой компании

При выборе компании для перехода на аутсорсинг бухгалтерии уделите внимание следующим моментам:

  • Репутация компании. На первоначальном этапе сложно оценить качество предоставляемых услуг аутсорсинга бухгалтерии, а потому при выборе клиенты в первую очередь ориентируются на репутацию фирмы в бизнес-среде. Важно изучить отзывы клиентов, которые уже работали с исполнителем и представляют его деятельность. Кроме того, помощь в выборе окажет и тот факт, если фирму предлагает партнер по бизнесу.
  • Срок работы на рынке. Аутсорсинг бухгалтерии появился не вчера. Компании уже в течение 10-ти лет оказывают услуги подобного рода. Естественно, чем продолжительнее период нахождения исполнителя на рынке, тем богаче опыт, поскольку за это время условия ведения учета по некоторым вопросам поменялись.
  • Тестовый период получения услуги. При выборе компании для ведения бухгалтерии на аутсорсинге тестовый период позволит клиенту определиться, подходит ли фирма для возложения на нее обязанности по ведению учета или нет. На основании результатов можно понять, справляется ли компания с обязанностями.
  • Проект договора. Перед оформлением сотрудничества желательно ознакомиться с проектом договора. В нем указывается, какие обязанности будет брать на себя фирма и какую ответственность понесет при их невыполнении.
  • Гарантия конфиденциальности. Этот момент важен потому, что недобросовестные аутсорсеры могут «сливать» информацию конкурентам, что негативно скажется на деятельности клиента.
  • Страхование ответственности. Некоторые исполнители страхуют ответственность на случай причинения материального вреда клиентам (ошибки в учете, получение штрафов налоговой инспекции и т.д.). При страховании клиент может быть уверен, что при наступлении негативной ситуации подобного рода получит компенсацию понесенного ущерба.
  • Штат сотрудников. Важно при поиске компании по аутсорсингу бухгалтерии ООО обращать внимание на то, какие сотрудники входят в штат, какие знания и навыки имеют. При необходимости можно даже запросить документацию об образовании и повышении квалификации работников.
  • Стоимость бухгалтерских услуг. Серьезным критерием отбора считается стоимость предоставляемых услуг. При высокой цене аутсорсинга бухгалтерии некоторые клиенты отказываются от сотрудничества. Однако нельзя основывать выбор только на этом показателе, поскольку нужно оценивать соотношение «цена-качество».
  • Консультирование. Получение дополнительных консультационных услуг при организации сотрудничества является преимуществом при аутсорсинге бухгалтерии ИП или ООО. Компания получает возможность в процессе деятельности использовать новые направления развития и при этом консультироваться у профессионалов.
  • Экспресс-аудит учета. Такая услуга необходима при первичном заключении договора, поскольку позволяет понять, какой уровень бухгалтерского и налогового учета в компании
    На основе полученных результатов принимается решение о том, что в учете подлежит исправлению и на какие участки обратить повышенное внимание.
  • Заключение официального договора. При отсутствии официального договора аутсорсер не несет никакой ответственности за результаты, а клиент не вправе списать оплату услуг в расходы.
  • Представление интересов в госорганах. Этот момент выгоден тем клиентам, которые не хотят тратить время и силы на общение с налоговой инспекцией, Пенсионным фондом, ФСС и другими госорганами.
  • Проведение налоговой оптимизации. Для снижения налоговой нагрузки аутсорсер в процессе работы предлагает провести налоговую оптимизацию и тем самым помочь клиентам снизить расходы в бюджет. К примеру, услуги подобного рода предоставляет «Бухгалтерия для Вас».
  • Онлайн-доступ к бухгалтерии. Некоторые компании, переходя на аутсорсинг, предпочитают быть в курсе текущего положения дел в бухгалтерском и налоговом учете. В этой связи предоставление онлайн-доступа к бухгалтерии — преимущество сотрудничества, на которое обращают внимание.
  •  Перечень предоставляемых услуг. Перед заключением договора необходимо определиться, какие услуги предоставляет тот или иной исполнитель. Естественно, чем обширнее перечень, тем плодотворнее и выгоднее будет сотрудничество, т.к. при каждой новой ситуации не надо искать другую специализированную фирму.

Особенности аутсорсинга бухгалтерского учета

Услуги аутсорсинга появились на российском рынке не так давно, но довольно быстро приобрели популярность. Не удивительно, ведь с ростом конкуренции в сфере услуг, работ и товаров предприниматели вынуждены все больше сокращать издержки и повышать эффективность производства.

И здесь им на помощь приходит аутсорсинг, который позволяет передать некоторые бизнес-процессы другой организации. Несмотря на то, что большинство крупных российских компаний пока с недоверием относятся к таким услугам, представители среднего и малого бизнеса уже вовсю сотрудничают с аутсорсерами в области кадров, финансов и информационных технологий.

Слово «аутсорсинг» пришло к нам из английского языка (outsourcing). В буквальном смысле оно означает «использование чужих ресурсов». В российском законодательстве такого понятия пока еще нет.

Изначально бухгалтерский аутсорсинг стали использовать зарубежные предприятия, действующие на территории России, и совместные компании. Иностранцы были вынуждены это делать, так как им сложно вникать во все тонкости местного законодательства.

Спустя некоторое время российские предприниматели тоже стали использовать бухгалтерский аутсорсинг для ведения дел с налоговыми органами, составления годовых и промежуточных отчетов, оптимизации налоговых платежей, ведения и восстановления налогового и бухгалтерского учета. К тому же в нормах бухгалтерского законодательства не содержится никаких запретов на использование услуг сторонней специализированной организации вместо собственного штата финансовой службы.

Итак, становится понятно, что бухгалтерский аутсорсинг – это когда одна компания поручает другой специализированной фирме (либо частному специалисту) вести учет всех ее финансовых вопросов.

Но тогда появляется закономерный вопрос – а каким образом это происходит? Как правило, в любой фирме, выступающей в роли заказчика, есть штатный бухгалтер. Он ведет первичную учетную документацию, которую впоследствии передает аутсорсеру (специализированной организации или специалисту-бухгалтеру). А тот, в свою очередь, составляет и сдает отчетность, отражая в налоговом и бухгалтерском учете хозяйственные операции. Разумеется, ежедневно передавать документы не всегда бывает нецелесообразно. В особенности для тех компаний-партнеров, которые расположены в разных городах. Но при необходимости можно ежедневно пересылать копии любых бухгалтерских документов по электронной почте или факсу, а оригиналы доставлять в конце каждого месяца. Помимо этого, фирма-заказчик может еженедельно формировать пакет первичной документации и пересылать его аутсорсеру с курьером.

В том случае, когда у заказчика очень много оригинальных документов и нет никакой возможности передать их аутсорсинговой компании, исполнители-бухгалтеры могут даже сами периодически посещать офис организации-заказчика и проводить работу на месте. Но тогда этот момент обязательно следует зафиксировать в приказе по учетной политике той фирмы, которая приняла решение о передаче ведения бухгалтерского учета аутсорсеру.

В соответствии с пунктом 2 статьи 779 Гражданского кодекса Российской Федерации для того, чтобы воспользоваться аутсорсингом по ведению бухгалтерского учета и составлению финансовых (бухгалтерских) отчетов, необходимо заключить договор возмездного оказания услуг. В нем должны быть подробно описаны права и обязанности сторон, установлены сроки выполнения обязательств, а также очень четко разграничена ответственность обеих организаций (заказчика и аутсорсера) за выполнение конкретных операций, связанных с ведением бухгалтерского учета.

Обратите внимание! Привлечение внештатного специалиста с целью решить проблемы компании в сфере бухгалтерского сопровождения аутсорсингом не является. В этом случае работа выполняется частным исполнителем, у которого отсутствует отлаженный механизм работы и инфраструктура, необходимая для квалифицированной поддержки взаимодействия со всеми бизнес-процессами, протекающими в организации

Поэтому, если вы рассчитываете получить больше преимуществ, эффективнее будет воспользоваться услугами профессиональной аутсорсинговой фирмы.

Резюме

Бухгалтерский аутсорсинг — это услуги по передаче ведения бухучета и отчетности сторонней профессиональной организации.

Фирмы, работающие в этой сфере, обладают широким штатом квалифицированных специалистов. Они несут полную материальную ответственность, если по результатам их работы контролирующие органы на компанию наложат штраф.

Внимание! Современные технологии позволяют вести бухучет с использованием интернет-сервисов и мобильных приложений, в результате эта процедура для заказчика остается полностью прозрачной.

В заключение

При прочтении этой статьи у вас могло сложиться впечатление, что аутсорсинг бухгалтерии – это сплошные преимущества, а все минусы носят надуманный характер. И это действительно так, если рассматривать эту услугу в чистом виде. Автомобиль в чистом виде – это удобное и комфортное средство передвижения. А вот степень удовлетворенности или неудовлетворенности конкретным автомобилем зависит исключительно от того, кто его производил.

С аутсорсингом то же самое.  Обернется ли он сплошными плюсами или сплошными минусами? Это зависит от конкретного производителя услуг – аутсорсинговой компании. Поэтому, кстати, в нашем описании плюсов аутсорсеров так часто встречаются оговорки вроде «как правило», «обычно», «большинство» и так далее.

Одним словом, ищите лучших и получите лучший результат!

Поделитесь в социальных сетях:FacebookXВКонтакте
Напишите комментарий