Опыт одного коллекционера
Немецкий коллекционер и эксперт в области хранения исторически значимых документов делится своим опытом:
У меня есть пара старинных газет, имеющих историческую ценность, и некоторым из них уже свыше 250 лет. Я храню их между страницами большого альбома в горизонтальном положении
Важно не класть в самый низ, где их может сильно придавить. Время от времени я проверяю, не появились ли на газетах признаки состаривания
До сих пор на них не было замечено никаких следов времени. Я перелистываю газеты, проверяю, сохранили ли страницы легкость, и смотрю, не склеились ли страницы. Важно оберегать газеты от влажности и следить за появлением пожухлого запаха. У меня еще не возникло ни одного прецедента, поэтому я могу сделать вывод, что мой метод хранения старинных бумаг работает.
Как организовать хранение документов дома
Для хранения документов дома можно применять специальные полки, выдвижные ящики, короба. Вместимость, внешний вид приспособлений зависит от типа и количества носителей информации. Чтобы организовать хранение документов, нужно накопленный архив:
- перебрать;
- выкинуть неактуальное;
- рассортировать остатки.
Папки для хранения документов покупаются заранее. Понадобится несколько штук для квитанций, свидетельств, договоров.
Чтобы навести порядок, содержимое хранилищ складывают в одну кучу и затем по одной бумаге тщательно изучают. Некоторые письма, расписки имеют юридический вес даже через несколько десятков лет. Например, переписку с судебными приставами, о том, что бывший муж не платит алименты ребенку, сохраняют. Такая информация может стать доказательной базой в дальнейшем.
Легко можно избавиться от:
- чеков из магазинов, по истечению срока возврата покупки;
- уведомлений из налоговой инспекции, о приближении срока предоставления отчетов;
- квитанции со сроком давности свыше 3 лет;
- устаревших гарантийных талонов, инструкций.
Наводим порядок: сортировка
Перед тем, как выбрать подходящий способ хранение документов дома, воспользуйтесь идеей сортировки с последующей систематизацией. Сортировка нужна для того, чтобы выявить бумаги с истекшим сроком давности.
Особенно предусмотрительные личности имеют привычку припрятывать каждую бумажку, попавшую к ним в руки, включая продуктовые чеки и справки. Стремление похвальное, но имеет обратную сторону: бумажный архив разрастается до неприличных размеров и на поиск действительно нужного документа тратится неприличное количество времени.
Срок давности бумаг варьируется от месяца и до бесконечности, поэтому имеет смысл проредить бумажные залежи, чтобы избавиться от бесполезного балласта. Информацию о сроке давности документа проще всего получить у того, кто его выдает. Постоянно (пока они актуальны) хранятся следующие типы бумаг:
- Документы на недвижимость, машину (пока вы владелец).
- Семейные: свидетельства о браке и рождении, завещания.
- Касающиеся образования (аттестаты, дипломы), работы и выхода на пенсию.
- Нотариально заверенные бумаги.
- Касающиеся здоровья, например, выписки из больницы, результаты обследований. Корешки квитанций частных клиник, которые могут понадобиться для страховых выплат, сберегают 2 года.
Чеки на крупные и дорогие покупки сохраняются в течение срока, указанного в гарантийном талоне, в стандартном случае — 12 месяцев. Квитанции и чеки об оплате коммунальных услуг, а также услуг врача, преподавателя, адвоката необходимо сберегать 3, максимум 5 лет, после чего от них избавляются.
Систематизация
Наконец, вы избавились от бесполезных, с истекшим сроком давности, квитанций и справок. Пришло время решить, как хранить документы дома в порядке; идеи по упорядочиванию просты и предлагают три подхода к систематизации.
Чаще всего бумаги рассортировывают по категориям, логически вытекающим из сферы применения документации.
В этом случае появляются следующие группы:
- документы на жилье,
- налоговые,
- медицинские и далее по необходимости.
Отдельные категории выделяются для квитанций об оплате коммунальных услуг, а также для чеков с гарантией.
Иногда удобно хранить персонально личные документы каждого члена семьи; отдельно содержатся бумаги родителей и детей. Если в доме имеются животные, сортировка касается также и их.
В отдельных случаях хозяевам удобнее упорядочить бумаги по частоте использования:
- Архивные (вечного хранения). Сюда помещают как документы на жилье, так и памятные вещи, например, фотографии.
- Базовая документация. Эти бумаги нужны время от времени, поэтому их держат отдельно. Это паспорта, дипломы, сертификаты, медицинские карты.
- Активные (текущие). Квитанции по оплате услуг, а также важные заметки, которые делаются наспех и имеют обыкновение теряться, если их сразу не поместить в определенное место.
Как долго следует хранить бумаги?
Документы можно разделить по времени хранения. Оно зависит от срока действия каждой конкретной корочки.
- Перманентные. Такие бумаги должны находиться под рукой всегда. Это свидетельства о браке, рождении, дипломы, подтверждающие образование, медицинские данные, заверенные нотариусом сведения, завещания, пенсионные свидетельства.
- Долгосрочные. Документы на недвижимость, автомобиль и дорогие вещи. Также к ним относятся профессиональные бумаги. Сюда же можно определить чеки, квитанции. Это то, что хранится достаточно долго и остается актуальным на протяжении определенного периода времени.
- Краткосрочные. Справки об услугах врачей, юристов, учителей рекомендуется сохранять в течение трех лет. Коммунальные договоры и выписки предполагают тот же срок.
- Бесполезные. Сразу можно выбросить ненужные учебные, информационные материалы, инструкции к досконально изученным вещам, расчетные листы и прочее.
Отдельно можно отметить необязательные документы, которые, однако, имеют большое значение для их владельца. К ним относятся личные дневники, записи, фотографии и иные памятные предметы. Обычно такие вещи также хранятся долго.
Следовательно, выбросить желательно все, что не используется в текущий момент и не может пригодиться в будущем. Чтобы поддерживать порядок, требуется регулярно чистить свои «закрома» и избавляться от накопившегося мусора, одновременно разбирая действительно важные документы.
Рекомендуем: Способы хранения мотыля в домашних условиях
Популярные облачные хранилища
Расскажем о нескольких популярных облачных хранилищах.
«Google Фото»
Разрешается бесплатно разместить до 15 Гб фотографий и видео. Если объем превышен, данные будут сжаты. Фото – до разрешения не больше 16 Мп, а видео — не больше 1 080p.
Воспользоваться таким архивом можно с устройств Windows, Android, iOS, macOS.
После загрузки фотографий в сервис, система группирует их в зависимости от места и времени съемки, пользуясь метаданными, записанными в фото. Нужную фотографию легко найти, введя в поиск предмет, который на ней изображен. Система проанализирует снимки и безошибочно укажет кадры по запросу «Автомобиль», «Дом» и т. д.
iCloud
Позволяет бесплатно разместить цифровой фотоархив объемом до 5 Гб.
Работает с гаджетами Apple.
iCloud позволяет загружать фото в альбомы, считывает метаданные, дает возможность корректировать геотеги. Также можно создавать «Умные альбомы». В них фотографии помещаются автоматически, после того, как пользователь указал нужные параметры.
Dropbox
Здесь можно разместить бесплатно до 2 Гб фотографий. Также бесплатный объем можно увеличить, если разослать ссылки другим пользователям или установить приложения.
Приложение Dropbox работает с Windows, macOS, Linux, iOS, Android.
Главный плюс – работа приложения на любых платформах.
Здесь нет возможности поиска фото по заснятым предметам, а также функции коррекции снимков. В приложении просто удобно хранить фотографии.
OneDrive
Позволяет бесплатно разместить цифровой фотоархив, объемом до 5 Гб.
Приложение OneDrive доступно на Windows, macOS, iOS, Android.
Принцип работы похож на приложение Dropbox. Но есть преимущества. OneDrive способен определить жанр снимка, распознать изображенные на нем объекты. Также фотографии помечаются тегами. В дальнейшем можно посмотреть, в каком месте был сделан снимок, зайдя во вкладку «Места».
В OneDrive можно сортировать фотографии, создавая альбомы, папки и теги.
В Windows 10 OneDrive установлен автоматически. При подключении к компьютеру фотоаппарата или смартфона система предлагает сохранить фото в медиатеку.
Способы хранения документов
Стоит ли говорить, что бумаги необходимо содержать в порядке. В противном случае поиск того или иного документа будет отнимать у человека уйму драгоценного времени. Многие из нас ежемесячно перебирают кипы однотипных листов, силясь обнаружить свежую квитанцию среди уже давно оплаченных счетов. Справиться с этой проблемой помогает детальный подход к распределению бумаг. В качестве примера приведем наиболее удачные идеи и способы хранения документов.
В папках
Оптимальным решением станет приобретение изделия на кольцах, в которое помещается внушительное количество файлов с бумагами (фото). Большая часть подобных папок имеет формат А 4, что как нельзя лучше подходит для хранения справок, свидетельств, договоров, документов на недвижимость и т. д. При желании стоит обзавестись несколькими тонкими канцелярскими приспособлениями, предназначенными для каждой сферы деятельности. Приклеив на папки пометки с надписями «работа», «семья», «жилье», «банк», можно значительно облегчить себе задачу поиска требуемой бумаги. Нелишним будет также вложить в первый файл полный перечень документов с указанием страниц их нахождения. Квитанции и чеки перед помещением в папку рекомендуется наклеивать на листы формата А 4. Фиксировать при этом следует лишь левый верхний уголок во избежание порчи документов.
Достойной альтернативой объемной папке выступает специальный портфель с множеством отделений, который можно приобрести в любом канцелярском магазине. Подобные приспособления представлены в самых разнообразных исполнениях, начиная со строгих классических и заканчивая изящными женственными. Подобрать вариант по душе не составит особого труда. Единственный минус папки-портфеля кроется в невозможности перелистывания страниц и свободного просмотра документов. Поэтому для обеспечения собственного удобства хозяину «хранилища ценных бумаг» придется позаботиться о соответствующих надписях и пометках. Наглядный пример размещения документов внутри папки-портфеля представлен в видеоматериале:
В фотоальбомах
Как бы это ни было удивительно, но подобные аксессуары с магнитными листами способны выполнять и другие функции помимо хранения памятных снимков. К примеру, в них можно помещать квитанции по оплате, для закрепления которых не придется прибегать к помощи клея. Кроме того, на каждом листе есть место для надписей и пометок, что также очень удобно.
В конвертах
Бумажные «кармашки» оптимально подходят для хранения старых квитанций, чеков и прочих бумаг, которые пора отправить в архив. Такие документы пригождаются крайне редко, но выбрасывать их многие все же не рискуют. Нанеся соответствующую пометку на конверт, можно смело поместить его в дальний угол ящика или полки.
В коробках
В них можно хранить практически все, и документы отнюдь не являются исключением. Однако беспорядочное складирование бумаг внутрь картонной емкости приведет к проблемам, связанным с их последующим поиском. Поэтому прежде чем помещать документы в коробку, нелишним будет распределить их по отдельным папкам или мультифорам в зависимости от назначения. Что же касается паспортов, дипломов и прочих нестандартных бумаг в твердых обложках, для них лучше завести отдельный плотный конверт. К слову сказать, на сегодняшний день существуют очень удобные аксессуары, выполненные в виде картотеки с разделителями (фото). Некоторые из них могут закрываться на ключ и использоваться в качестве сейфа.
«Как правильно разложить и хранить важные документы дома, чтобы не пылились и не помялись?» – Яндекс.Знатоки
В организации хранения важных домашних документов есть два вопроса: как их сортировать и, собственно, как хранить.
Сортировка необходима для поддержания порядка в бумагах и быстрого поиска нужных документов. Стандартные категории для сортировки документов, хранящихся дома:
- личные документы членов семьи: паспорта, свидетельства, завещания и обязательно их копии! Желательно продублировать вторые экземпляры копий в отдельную папку. По каждому члену семьи заводится отдельная папка.
- Отдельно можно завести папки с документами об образовании. С течением времени их накапливается достаточно у каждого человека.
- Работа: трудовые контракты, важные договоры, трудовые книжки с копиями.
- Недвижимость и транспорт: документы на квартиру, дачу, гараж, авто и т.п.,
- Взаимоотношения с коммунальными службами и провайдерами: договоры обслуживания, оплаченные квитанции, договоры аренды оборудования.
- Медицина: страховки, договоры и счета на медицинское обслуживание, полисы с копиями, выписки и результаты обследований.
- Банковские документы
- Документы, отражающие взаимоотношения с госсулужбами: декларации, решения и т.п.
- Бытовая техника и мебель: инструкции, чеки, гарантийные талоны.
- Прочие.
Хранение
1. Документы по каждой подкатегории, например личные документы одного из членов семьи, документы на дачу и т.п. помещают в отдельные прозрачные файлы.
2. Набор файлов по каждой укрупненной категории помещают во вместительные папки:
- пластиковые скоросшиватели
- папки на кольцах,
- глухие папки на завязках и липучках,
- папки-конверты,
- кармашки зип-лок,
- папки-коробки,
- портфели для документов.
3. Папки маркируют и складывают в ящик или на полку в шкаф.
Удобно поместить все документы в однотипные папки с выступающими маркерами и организовать картотеку в ящике.
Часть активно используемых папок можно поставить в вертикальный пластиковый органайзер для бумаг вблизи письменного стола.
Идеально, если рассортированные важные документы хранятся в огнеупорном сейфе или в банковской ячейке. Пока вы ими не обзавелись, обезопасьте бумаги, по крайней мере, от детей и животных. Храните документы в запирающемся на ключ шкафу.
Где хранить пакеты в квартире
Перед обустройством места хранения рассортируйте пакеты. Удобнее всего систематизировать полиэтиленовую тару по назначению.
| Фасовочные | Пригодятся для похода за покупками, сортировки вещей для хранения или их упаковки в путешествие. Чтобы пакеты всегда были под рукой, храните их в ящике кухонного гарнитура. |
| С завязками | Отлично справляются с функцией мешка для мусора, поэтому держать их лучше недалеко от мусорного ведра. |
| Майки | Подойдут для походов на рынок или в магазин. Их можно сложить в прихожей или на кухне. |
| Бумажные (оставшиеся от шопинга) | Можно использовать для хранения мелких аксессуаров или одежды в спальне, гардеробной или детской. |
| Подарочные | Пригодятся для упаковки поделок, сделанными своими руками или в качестве заготовок для детских аппликаций. Держать их лучше в сухом недоступном для маленьких детей месте, чтобы они их не испортили. |
Порядок на рабочем столе
Ну и конечно же рабочий стол. В зависимости от того, в какой зоне расположено ваше рабочее место и нужно выбирать стол. Он может быть квадратным, простым прямоугольным или угловым. Главное, чтоб в нем было много отделений и полочек. Идеальным вариантом можно считать стол с четырьмя выдвижными ящиками и двумя мини сейфами. Если объем ящиков позволяет провести зонирование тогда вперед! Разбивайте их на ячейки для накладных, счетов и прочих нужных бумажек. Отличным вариантом станет двойное дно в выдвижном ящике. Любые сверхсекретные документы и материалы можно спрятать именно туда, и даже налоговая их никогда не откапает.
Как организовать порядок на рабочем столе дома
Идеи для хранения и порядка в домашнем офисе
Не забывайте и о разных крючечках, которые порой так необходимы для сумок и пакетов. Если такую мелочь не предусмотрели производители офисной мебели, то их легко набить самостоятельно в любом удобном для вас месте.
Идеи для хранения вещей, документов и канцелярских принадлежностей дома
Рабочее место дома: организация порядка и хранения
Идеи для хранения вещей на рабочем месте дома фото
Дайджест Квартблога
Как хранить важные мелочи, которые постоянно теряются? – Исчезающие перед выходом из дома ключи, неуловимый пульт от телевизора и бесследно растворяющиеся в квартире важные документы — мы собрали полезные идеи, как со всем этим бороться.
5 советов по организации пространства – 5 полезных советов, которые помогут вам содержать дом в порядке.
Создаем удобный интерьер: 30+ самых важных цифр эргономики – Идеальные параметры мебели и расстояния между объектами, просчитанные учеными. Создаём вместе удобный интерьер квартиры: полезные советы и рекомендации от Квартблога.
Фрагмент дня: Магическая уборка. Японское искусство наведения порядка дома и в жизни – Мы продолжаем знакомить вас с интереными и полезными книгами. Сегодня мы публикуем отрывок из “Магическая уборка. Японское искусство наведения порядка дома и в жизни” автора Мари Кондо.
Наводим порядок в шкафу: как хранить одежду на «плечиках» – 13 советов, как навести порядок в шкафу с одеждой и организовать эффективное хранение одежды на вешалках-плечиках.
Фотографии: koffkindom.ru, pinterest.com, inspiredbycharm.com, julieblanner.com, selfstoragefinders.com
организация, организация пространства, порядок в доме, порядок
6. Контейнеры в шкафчиках
Выдвижные ящики — гениальное изобретение человечества. Но не вся мебель бывает ими оснащена, а в шкафах, висящих на определенной высоте (например, кухонных) ящики и вовсе становятся неудобными. Можно докупить полозья и прочую фурнитуру и сделать выдвижные ящички и корзины внутри обычного шкафа, а можно поступить еще проще: поставить контейнеры. Если нужно найти что-то в глубине шкафа, просто выдвигаете контейнер на себя или и вовсе его достаете. Такой подход позволит еще и лучше организовать хранение, сложив вещи с одинаковым функционалом в одном месте, — вы будете находить нужное быстрее.
Стоимость хранения документов в архивах «REISSWOLF»
Цены на хранение вне офиса зависят от таких показателей как – объемы материалов и сроки хранения. Наша компания хранит документы в любых количествах с нужными для клиента периодами. Мы гарантируем архивное хранение конфиденциальных документов!
| Хранение документов | ||
| Наименование | Ед. измерения | Цена |
| Хранение архивного короба, календарный месяц. Включая подготовку документов к хранению:
| Комплекс 1. До 20 коробов | 3 200 р. |
| Хранение архивного короба, календарный месяц. Включая подготовку документов к хранению:
| Комплекс 2. До 50 коробов | 7 500 р. |
| Хранение архивного короба, календарный месяц. От 50 — 500 коробов. Подготовка документов рассчитывается отдельно. | короб | 30р. |
| Обслуживание | ||
| Наименование | Ед. измерения | Стоимость |
| Погрузка и доставка новых коробов в Центр хранения | короб | 21 р. |
| Временное изъятие из Центра хранения | короб, папка, дело, файловая коробка | 35 р. |
| Безвозвратное изъятие документов Изъятие единицы учета, удаление из базы данных ПО RWASonline, подготовка к выдаче, доставке или к уничтожению | короб, папка, дело, файловая коробка | 65 р. |
| Стандартная доставка в офис клиента/возврат в Центр хранения | адрес + короб, файловая коробка, дело, папка | 950 + 15 р. |
| Срочная доставка документов в офис Заказчика/ возврат в Центр хранения | адрес + короб, файловая коробка, дело, папка | 1900+ 15 р. |
| Сканирование или копирование по запросу (PDF файл, до формата А3). Отправка по электронной почте | страница | 12 р. |
Вы можете самостоятельно рассчитать примерную стоимость обслуживания вашего архива, с помощью калькулятора на сайте.
Как хранить документы дома?
У всех людей есть документы: свидетельство о рождении, диплом, сертификаты, квитанции об оплате, полис, договора, а как всё это правильно хранить, расскажем в нашей статье.
Прежде всего делаем сортировку по всем членам семьи, документы мамы, папы, детей нужно хранить отдельно. Если в доме есть животные, то для них тоже делаем отдельную папку.
Отсортируйте документы по всем членам семьи
Приобретаем в магазине канцелярских товаров папки разного цвета, размера, фактуры и прозрачные файлы разного размера. Есть папки -портфели, которые могут подойти для бухгалтеров. Некоторые люди хранят документы, например квитанции об оплате в альбоме для фотографий.
Берём папку размера А 4 с кольцами, вставляем прозрачные файлы. Печатаем или пашем название «документы Аня», «документы Дима». Чтобы отделить документы друг от друга, лучше делать картинки. Находим картинки в интернете или вырезаем из журнала. Например, в журнале находим картинку с изображением девушки с документами, офисом, вставляем картинку в прозрачный файл, а за ней вставляем документы, которые касаются работы: резюме, договор, который заключали на работе с работодателем, выписку по заработной плате, ИНН и другие рабочие документы.
Приобретите канцелярские папки разных цветов
Вначале вставляем маленькие файлы и вставляем туда маленькие документы: загранпаспорт, трудовая книжка, пенсионное свидетельство.
Далее, находим другую картинку и вставляем документы, которые необходимы человеку.
Диплом, сертификат небольшого размера, имеет плотную основу. Можно вставить в папку с документами, а можно сложить отдельно в небольшую коробку или плотный прозрачный короб.
Документы небольшого размера храните в маленькой коробке
Берём другую папку и вставляем туда все документы, которые касаются здоровья, называем её «здоровье». В папку с названием «квартира» вставляем все документы, которые касаются квартиры: квитанции на оплату квартиры, домофона, покупка мебели. Если в квартире устанавливали натяжной потолок, проводилась застекление балкона, то все договора нужно хранить, потому что там контакты, гарантии.
Если вы собираетесь вступать в наследство, то лучше купить папку с файлами небольшого размера и хранить всё, что касается наследственных дел в ней.
Где хранить?
Самое оптимальное место хранения документов – это шкаф, тумба или подставка под телевизор. В продаже есть настольный бокс для документов с определёнными параметрами по высоте, ширине и глубине ячейки. Такой бокс можно поставить на рабочий стол или на полку.
Удобный бокс для хранения документов
Если человек работает в домашних условиях и нужно много места для хранения документов, то лучшим решением будет купить или сделать стеллаж своими руками, а затем расставить папки с документами, коробки.
Ценные бумаги, документы не должны быть на видном месте, их нужно скрыть от посторонних глаз. Если в доме есть дети, то нужно спрятать документы от них. В младенчестве дети любят всё пробовать на вкус и могут порвать всё, что будет у них в руках.
Хранение документов в стеллаже
Ценные документы можно хранить в сейфе или шкафу, можно арендовать банковскую ячейку в банке.
Ценные документы рекомендуется хранить в сейфе
Принцип 10. Не забывайте о ценности вещей!
Вроде бы и вполне понятная истина, но о ней, увы, многие забывают, а потом горько плачут над разбитой бабушкиной вазой, испорченными фотографиями или семейными реликвиями. Любые вещи (коробки, контейнеры, посуда) на полках должны располагаться устойчиво, одежда из деликатных тканей — храниться в специальных чехлах, ценные бумаги и фотографии – подальше от влаги, солнечных лучей и агрессивных веществ. Дорогие сердцу вещи должны содержаться подальше от повседневных, не представляющих особенной ценности, но способных нарушить условия хранения семейных реликвий или дорогостоящих предметов.
|
iPhone, iPad и Mac: Apple уже обо всем подумала за вас — как всегда
Организовать фотографии на iPhone, iPad и Mac, к великому счастью их владельцев, гораздо проще. На всех трех устройствах есть универсальная программа Фото, которая сама придумывает, как рассортировать ваши фотографии — причем делает это совершенно правильно с психологической точки зрения.
Программа «Фото» на iPhone, iPad и Mac
Для того чтобы устройства Apple сами делали умную сортировку для вас, держите включенной геолокацию и часы на своем iPhone, iPad или фотоаппарате. Тогда в программе Фото все ваши фотографии автоматически поделятся на:
- Моменты — группы фотографий снятых в определенном месте и примерно в одно время.
- Коллекции — группы моментов, которых объединяет общее место, к примеру, все моменты вашего отпуска в Крыму.
- Годы — все коллекции за определенные годы.
Если у вас есть фотографии, снятые до повсеместного распространения GPS, то не беда! В программе Фото от Apple точно так же можно создавать умные альбомы. Откройте вкладку Альбомы, нажмите Добавить и внесите в альбом все фотографии за определенное время — например, за день Вашего рождения в 2003 году — вот вам и новый момент.
У Apple очень комфортный и интеллектуальный поиск по фото. Программа умеет искать события, даты и людей на фотографиях, используя геоданные и время съемки, а также распознавание лиц. В программе Фото есть уникальная вкладка Воспоминания, на которой программа сама составляет вам подборки фотографий при помощи интеллектуальных алгоритмов — просто откройте ее и программа поможет вам вспомнить свадьбу сына или поездку на Алтай в августе 2016.
Одним словом, нет нужды даже думать, как организовать фото на iPhone, iPad или Mac. Apple уже подумала за вас — и мы, кстати говоря, считаем ее решение очень удачным.
