Автоматизация процессов в строительной компании

Программные решения для автоматизации бизнес-процессов в строительстве

Для автоматизации строительного бизнеса необходимо выбирать только проверенное и надежное ПО. Представленные ниже решения позволяют осуществить комплексную автоматизацию, результатом которой станет значительное повышение эффективности управления бюджетом и всеми важными процессами.

Эта система носит комплексный характер и позволяет автоматизировать основные задачи подразделений строительных организаций. Данный программный продукт охватывает следующие сферы деятельности строительной фирмы:

• Бухгалтерский учет подрядных организаций;
• Расчет заработной платы сотрудников;
• Бухгалтерский учет заказчиков-застройщиков;
• Управление продажами и арендой недвижимости и других материальных ценностей;
• Учет работы и контроль за состоянием механизмов и строительных машин;
• Техническое и материальное снабжение.

Многофункциональное отраслевое решение https://www.wizardsoft.ru/  – эффективный инструмент для учета затрат по каждому объекту. ПО дает пользователям широкие функциональные возможности, что может способствовать повышению эффективности бизнеса.

Преимущества отраслевого решения:

• Прозрачность учета повышается, отчеты формируются быстрее и точнее;
• Возможность оперативно получать отчеты по всем объектам строительства ;
• Автоматизация сразу нескольких задач строительной организации;
• Сокращение расходов на покупку стройматериалов до двадцати процентов;
• Ведение управленческий учет;
• Повышение конкурентоспособности при участии в тендерах.

Визардсофт – ключ к улучшению контроля за финансами и процесса планирования.

Управление строительными проектами – предназначен для планирования работы и управления сроками сдачи объектов. Функционал модуля открывает перед пользователями следующие возможности:

• Загрузка смет;
• Классифицирование сметных данных;
• Планирование стоимости работ и требующихся для них ресурсов;
• Ежедневный контроль выполнения работ на всех строительных площадках;
• Ведение учета формирования М-29;
• Совместная работа с учетной системой;
• Анализ результатов выполненных работ;
• Хранение и отслеживание истории изменения документации;
• Поэтапное планирование каждого проекта;
• Списание стройматериалов по завершению работ.

Данный модуль предназначен для ведения сквозной аналитики, затрагивающей весь перечень работ. Благодаря этому модулю, выполнение работ по каждому объекту строительства полностью контролируется. Сотрудники компании смогут вести учет материальных и производственных запасов. 

А для руководителей организации программа станет эффективным инструментом, с помощью которого они будут принимать наиболее оптимальные решения, добиваясь высоких показателей. Результатом использования станет завершение работ точно в срок и повышение достоверности всех отчетов, связанных с деятельностью предприятия.

Что такое автоматизация бизнес‑процессов и для чего она нужна

Автоматизация процессов — частный случай оптимизации. Она помогает бизнесу экономить на рутине. Алгоритмы выполняют повторяющиеся задачи быстрее, и у команды остаётся больше времени на другие дела.

Например, можно фиксировать заявки и вести бухгалтерию в тетради, а прибыль и налоги считать на калькуляторе, а можно подключить и онлайн-систему бухучёта. Программы самостоятельно обработают заявки, подтянут данные по оплате, отправят письма клиентам и составят отчёты в налоговую.

В этом суть автоматизации. Это внедрение софта, который помогает выполнять рутинные задачи быстрее, продуктивнее и эффективнее.

Разберём, как работает автоматизация, на примере продаж на маркетплейсах. У менеджеров много рутинных задач — например, перезвонить клиенту, отследить оплату, проверить товар на складе, напечатать наклейки, упаковать заказ.

Автоматизация сведёт количество таких операций к минимуму. После получения заказа менеджеру останется только упаковать товар и отправить его клиенту.

Автоматизация ≠ цифровизация. Цифровизация гораздо глубже и сложнее. Допустим, в компании есть менеджер по продажам. Он каждый день обзванивает клиентов и ведёт сделки в Excel.

Деловые процессы планово-экономического отдела

Планово-экономический отдел в любой строительной организации отвечает за анализ финансового состояния предприятия и движение денежных средств в обороте.

Плановый отдел составляет проекты перспективных, годовых и оперативных планов подрядных и субподрядных работ, доводит плановые задания до исполнителей, организует учет их выполнения и составляет отчет по работе; осуществляет экономический анализ производственно-хозяйственной деятельности и разрабатывает предложения по выполнению повышения эффективности работы строительной организации.

Правильное планирование поставок материалов и техники способствует экономии оборотных средств. К сожалению, на практике план снабжения почти никогда не согласуется с планом поступления средств от заказчиков, планом платежей подрядчикам и, тем более, планом платежей налогов, несмотря на то, что один-единственный не пришедший платеж от заказчика может полностью изменить картину планирования. Приходится постоянно вносить изменения в планы, заново их сводить и согласовывать со всеми службами. Учитывая, что каждый план – эта сложная система связанных расчетов, требующих многодневных трудозатрат, планирование деятельности из инструмента управления производственным процессом обычно превращается в формальную никому не нужную работу.

В результате, финансовые службы испытывают постоянную нехватку денежных средств на расчетных счетах, или их избыток. Материалы и оборудование закупаются заранее, пока есть свободные средства, а не к тому моменту, когда они реально нужны. А возрастающая конкуренция среди строительных компаний уже не позволяет вести конкурентную борьбу за рынок.

Основным решением вышеуказанных проблем ведения плановой деятельности – разработать и внедрить автоматизированную систему управления планово-экономической деятельности предприятия.

Следует отметить, что большую часть информации, необходимой для планово-экономического отдела, поступает из других служб. Информация о договорах с заказчиками и подрядчиками поступает из договорного отдела, об актах выполненных работ – из производственно-технического отдела, сметы – из сметного отдела, накладные – из бухгалтерии или со склада, информация о поступлении или переводу денег от подрядчиков или заказчиков – из бухгалтерии.

Бухгалтерия и склад на всех предприятиях уже автоматизированы.

Большой популярность пользуется программный продукт “1С:Предприятие” на Платформе  v.7.7, такой как конфигурация “1С:Подрядчик строительства 4.0”, разработанная фирмой “ИМПУЛЬС-ИВЦ”. Данная конфигурация предназначена для автоматизации деятельности предприятий и организаций, выполняющих функции подрядчиков строительства. Конфигурация позволяет автоматизировать основные участки управления заказчика строительства: планирование и учет капитальных вложений, учет источников финансирования и взаиморасчетов, комплектация материалами и оборудованием, бухгалтерский учет деятельности предприятия. Учет выполнения строительно-монтажных работ в разрезе объектов строительства, статей затрат на строительство, технологической структуры затрат подрядчиков. Формирование справки о стоимости выполненных работ по форме КС-3.  Сокращение затрат времени на обмен с документами и информацией достигается за счет обмена данными со сметными программами “1С:Смета”.

Какие системы используют для автоматизации

Есть много групп программных решений для автоматизации. Их делят в зависимости от назначения. Иногда внутри одной программы есть элементы нескольких групп.

CRM (Customer Relationship Management). Это системы для управления продажами и клиентским сервисом. С их помощью автоматизируют сбор клиентской базы, обработку заявок и общение с клиентами компании.

Система собирает все заявки и заказы в общей воронке продаж, пишет сообщения клиентам, отправляет документы и автоматически звонит заказчику. На разных этапах воронки можно настроить свои автоматические действия.

Так выглядит воронка продаж с заказами в CRM-системе

HRM (Human Capital Management). Это системы для автоматизации кадровых служб и управления персоналом. Они полезны для управления большим штатом — от 50 человек.

HRM помогают автоматически рассчитывать зарплату и вести кадровые документы. Кроме этого, с их помощью работают с соискателями, ведут базу вакансий и сотрудников, календарь отпусков и больничных, мониторят актуальность медосмотров и инструктажей по охране труда.

Так выглядит база вакансий в HRM-системе

ECM (Enterprise Content Management). Это системы управления корпоративным цифровым контентом. Их главная функция — электронный документооборот.

ECM упрощают работу со всеми документами компании. Без них все документы — договоры, акты, счета, приказы, протоколы, уведомления — готовят на бумаге, согласовывают и подписывают вручную. В ECM у каждого документа есть цифровой образ, который можно подписать и отправить по назначению, не выходя из кабинета.

Так выглядит работа с документами в ECM-системе

BPM (Business Process Model). Это системы для моделирования и управления бизнес-процессами в компании. Не какими-то отдельными процессами, а всеми процессами одновременно.

Они не упрощают частные аспекты работы бизнеса, а помогают визуализировать процессы и найти пути их оптимизации. Их используют для планирования и выстраивания бизнес-процессов в компании.

Так выглядит моделирование бизнес-процесса в BPM-системе

WMS (Warehouse Management System). Система, которая помогает управлять запасами, складом и вести складской учёт с момента поступления товаров или материалов в центр распределения заказов и до момента, когда они покидают склад.

WMS автоматизирует приёмку, перемещение, хранение, комплектацию и отгрузку товаров. По каждой операции система показывает статистику.

Так выглядит статистика по складу в WMS-системе

TMS (Transportation Management System). Группа систем, которые помогают бизнесу управлять логистикой. С их помощью крупные компании планируют и отслеживают перевозки, выбирают удобный вид транспорта, прокладывают оптимальный маршрут, мониторят местонахождение партий товаров.

Это своего рода CRM, специально адаптированная для логистики, но с более сложной функциональностью.

Так выглядят рейсы и маршрутные листы на рабочем месте логиста в TMS-системе

ERP (Enterprise Resource Planning). Это группа систем, в которой объединены другие инструменты автоматизации — например, CRM, HRM, ECM, WMS. Это решение для крупных компаний.

ERP гораздо дороже и сложнее любой другой системы, но её не обязательно покупать всю. Обычно компании подключают только те модули, которые необходимы им. Например, отдельно покупают модули учёта, бухгалтерии, управления заявками с сайта.

Так выглядит модуль с заказами клиентов в ERP-системе

В таблице можно сравнить назначение систем и найти подходящее для компании решение:

Группа	Назначение	Популярные решения
CRM	Управление продажами и клиентским сервисом	OkoCRM, «1С:CRM», WireCRM
HRM	Управление кадрами и персоналом	СБИС, «БОСС-Кадровик», «1С:Зарплата и управление персоналом»
ECM	Управление документооборотом в компаниях	ЭОС, Directum, Docsvision, ELMA
BPM	Моделирование, анализ и оптимизация бизнес-процессов	ELMA, Docsvision, Pyrus
WMS	Управление запасами и складским учётом	«МойСклад», Yolka WMS, СКИФ
TMS	Управление транспортной логистикой	«Яндекс.Маршрутизация», «Мегалогист», GROTEM / Drive
ERP	Комплексная модульная система управления бизнес-процессами на предприятии	«1С», «РосБизнесСофт», «Парус»

Какие процессы можно автоматизировать

Поручить алгоритмам можно любой бизнес-процесс. Проще всего автоматизировать типовые операции:

• обработку сделок;
• СМС- и email-рассылки;
• документооборот;
• бухгалтерский и складской учёт;
• проведение платежей.

Наш совет — начинать автоматизацию именно с них. На каждый типовой процесс есть готовые облачные решения, которые можно внедрять своими силами или силами небольшой команды интеграторов. Это удобно для небольших компаний.

Более сложные операции — вроде процессов управления производством, качеством продукции и персоналом — тоже можно автоматизировать. Но это подходит скорее для среднего и крупного бизнеса. Потребуются сложные системы, штат разработчиков и серьёзный бюджет.

Деловые процессы договорного отдела

Субъектами строительной деятельности являются инвесторы, заказчики, подрядчики, пользователи объектов строительства и другие юридические или физические лица. В соответствии с законом, отношения между субъектами строительной деятельности осуществляются на основе договоров, заключаемых между ними в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (ГК РФ).

При сооружении любого объекта недвижимости должны быть договорные отношения:

• между инвесторами и службой заказчика (договор об оказании возмездных услуг);
• между службой заказчика и проектной организацией на выполнение изыскательских работ, разработку проектно-сметной документации, осуществление авторского надзора за строительством (договор подряда);
• между службой заказчика и подрядчиком (генеральным подрядчиком) на строительство определенного объекта (договор строительного подряда);
• между генеральным подрядчиком (службой заказчика) и субподрядчиком на выполнение отдельных видов строительно-монтажных и пусконаладочных работ (договор субподряда);
• между заказчиком (службой заказчика, генеральным подрядчиком, субподрядчиком) и подрядчиком (производителем или посредником) на изготовление или поставку оборудования, инвентаря, строительных материалов и конструкций (договор купли-продажи или договор поставки).

Кроме того, имеют место договоры, имеющие опосредованное отношение к строительству, в том числе договор со страховой компанией на страхование строительных рисков, договор поручительства, договор лизинга, договор аренды и т.д.

Договорной отдел рассматривает, согласовывает и оформляет договора подряда и субподряда, контролирует их выполнение; контролирует правильность расчетов с заказчиками и субподрядчиками за выполнение строительно-монтажных работ.

Любой договор по действующему законодательству заключается по свободному усмотрению сторон, что дает возможность каждой из сторон выбора для каждого конкретного случая наиболее приемлемых условий и мер стимулирования к надлежащему исполнению принятых стороной обязательств и мер ответственности за нарушение договорных обязательств.

По договору строительного подряда подрядчик (исполнитель работ) обязуется в установленный договором срок построить по заданию заказчика определенный объект либо выполнить отдельные строительно-монтажные или пусконаладочные работы, а заказчик обязуется создать подрядчику необходимые условия для выполнения работ, принять их результат и уплатить обусловленную цену. В отдельных случаях, предусмотренных договором, подрядчик может принять на себя обязательство по эксплуатации объекта после его принятия заказчиком в течение указанного в договоре срока.

Повышения качества договорных отношений возможно за счет процесса ведения работы в программе “1С:Смета”, реализованной на платформе “1С:Предприятие 8.0.”, фирмой разработчиком “ИМПУЛЬС-ИВЦ”. В результате, полностью исключаются затраты времени на формирование и отслеживание договоров, за счет задания параметров взаиморасчетов, кредитования, состава и сроков предоставления технической документации; возможно корректировка договорной цены.

Кто занимается автоматизацией для бизнеса

Любые типовые решения вроде CRM-системы или сервиса рассылок можно настроить самостоятельно. Но для этого нужно в них разбираться: читать инструкции, строить воронки, разрабатывать документацию и обучать сотрудников. Чаще всего предприниматели не хотят тратить на это свои ресурсы и приглашают подрядчиков.

Обычно автоматизацией занимаются интеграторы. Это группа экспертов, которая берёт на себя внедрение программ в бизнес и их отладку. Они моделируют процессы, подбирают, настраивают и дорабатывают программные решения под запросы компании.

Можно найти их заранее, и тогда подбирать решение для автоматизации будет сам подрядчик. Или сначала выбрать решение, а затем пригласить интеграторов.

По нашему опыту, обычно происходит так:

• Предприниматель выбирает сервис для автоматизации. Допустим, CRM или -систему. Регистрируется на пробный период и смотрит, как всё устроено. Обычно в этот момент он понимает, что самостоятельно такую систему компания не настроит. Когда пробный период заканчивается, сервис предлагает внедрение — своими силами или силами внешнего интегратора. Обычно сервисы работают с несколькими компаниями-интеграторами и предлагают их услуги на выбор. Условия и стоимость у каждого интегратора различаются.
• Команда внедрения приходит в компанию и просит в помощь сотрудника компании. Он вводит в курс дела и рассказывает, как построена работа, знакомит с бизнес-моделью и процессами.
• Интеграторы описывают процессы, которые нужно автоматизировать, проводят анализ и составляют план внедрения. В нём описаны решения по функциональности выбранного сервиса, которые нужно внедрить в компании.
• Интеграторы настраивают и отлаживают систему, чтобы всё работало как надо. Чем сложнее функциональность, тем больше времени занимает внедрение. Например, на внедрение простой облачной CRM уходит 1–2 месяца. Если нужны доработки — больше. Сложную систему документооборота могут внедрять и полгода.
• Интеграторы обучают сотрудников — показывают, как работать в системе. Иногда выдают сертификаты и свидетельства.

Часто внедрение организуют онлайн: переговоры и обучение ведут по видеосвязи, а настройку системы — через удалённый доступ.

Функциональные возможности

Координация поставок материальных ресурсов с трудовыми ресурсами строительной техникой Мониторинг выполнения работ и соблюдения сроков согласно графику строительства Анализ плановых и фактических показателей строительства (объемы, сроки) Формирование заданий для подрядных организаций Автоматическая подготовка аналитических отчетов о ходе строительства Архив проектной и исполнительной документации, материалов за весь период стройки

Это лишь малая часть функционала этого программного комплекса. Благодаря Assistant Build возможна автоматизация многих сложных процессов и расчетов.

С помощью этого программного продукта можно:

• формировать и вести списки заказчиков, инвестиционных программ, архив проектно-сметной и исполнительной документации.
• вести учет спецификаций по участкам здания/сооружения.
• вести учет заявок на поставку, графиков CMP, протоколов совещаний.
• сравнивать строительный процесс по плану и факту.
• сопоставлять спроектированные модели с результатом (благодаря совместимости с Navisworks).

Еще две важные функции этого программного продукта:

• управление стоимостью. Он аккумулирует сметы и сводный сметный расчет, а также расчет стоимости и трудозатрат на основе графика CMP
• возможность отображения материалов, оборудования. Это позволяет получить симуляцию хода строительного процесса за счет соединения графика CMP и трехмерной модели

 

 

 

Задаем параметры проекта в цифровом выражении

Реализация строительных проектов связана с такими ключевыми параметрами, как стоимость и сроки. Внедрение инструментов автоматизации тоже следует рассматривать как проект. Можно изучить существующие на рынке предложения, чтобы понимать примерные расценки на специализированное ПО.

Бюджет и сроки реализации будут зависеть от:

• размера компании,
• сложности бизнес-процессов,
• количества сотрудников, которые будут работать в программе,
• текущего состояния IT-инфраструктуры.

Так, небольшому предприятию нет необходимости тратить сотни тысяч рублей на ПО с обширным функционалом, большая часть которого не будет использоваться сотрудниками в повседневной работе. Для быстрого старта без установки программ и первоначальных вложений существуют «облачные» решения, такие, например, как БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО 365. Их преимущество в невысокой стоимости и функциональных возможностях, которые покрывают основные потребности строительных компаний.

Стоимость «коробочных» отраслевых программ стартует от 30 000 руб., средний срок внедрения – от 1 до 6 месяцев. В случае крупных предприятий требуется комплексная автоматизация. Сроки и стоимость проекта рассчитываются индивидуально в ходе предпроектного обследования.