Что такое аутсорсинг персонала?

Что такое аутсорсинг

В переводе с английского термин outsourcing означает внешний источник. Услуги аутсорсинга подразумевают передачу определенных функций специалистам другой компании. Как правило, это касается непрофильных отраслей. Внешними подрядчиками по договору осуществляется организация питания, транспортные услуги, реклама, уборка, маркетинг, охрана и прочее. Компания-аутсорсер занимается аутстаффингом персонала – передачей кадров другим фирмам и предприятиям. В последнее время эта отрасль активно развивается за счет востребованности услуг подрядчиков.

Суть аутсорсинга

Работа по аутсорсингу основана на главном принципе – оставлять себе то, что можешь делать лучше других. Внешним сотрудникам передается то, что они могут сделать качественнее, чем персонал компании заказчика. Главной целью передачи функций субподрядчикам является освобождение ресурсов и концентрация всех усилий предприятия на конкурентных преимуществах.

Аутсорсинговые услуги помогают заказчику снизить издержки компании на оплату налогов, больничных, отпусков, взносов в пенсионные фонды и прочего. Кроме снижения дополнительных расходов, заказчик экономит время на организацию работы сотрудников и формирование штата работников. Главным преимуществом аутсорсинга является то, что он помогает заказчику сконцентрироваться на собственном основном производстве, не растрачивая времени и средств на дополнительную деятельность. Субподрядчики имеют больше опыта, чем штатные сотрудники, выполняющие непрофильные функции.

Процедура привлечения аутсорсера предусматривает заключение соответствующего договора. Каждая из сторон несет юридическую ответственность за выполнение обязательств. В зависимости от выбранного типа аутсорсинга, субподрядчикам передаются определенные функции компании, связанные с информационными технологиями, кадрами, бухгалтерией и прочим. Заказчик по договору аренды персонала должен своевременно оплачивать услуги. Ответственность аутсорсера заключается в предоставлении квалифицированных сотрудников.

Функции

Ответ на вопрос, аутсорсинг линейного персонала – что это, можно получить, изучив функции, которые он предусматривает. Сторонним исполнителям можно отдать любые обязанности, но на подбор управленческого персонала услуга не распространяется. Предприятия обращаются к аутсорсинговым фирмам для передачи следующих обязанностей:

• ведение бухгалтерского учета;
• ;
• расчеты заработной платы сотрудников;
• осуществление операций по налогообложению;
• обслуживание оборудования;
• обеспечение функционирования офиса;
• программное обеспечение;
• техническое обслуживание;
• выполнение письменных, устных, синхронных переводов;
• информационное обеспечение;
• создание и контроль рекламных компаний;
• обеспечение безопасности;
• регулирование правовых вопросов предприятия;
• разработка и реализация проектов;
• управление логистикой и доставкой;
• уборка;
• выполнение производственных функций.

Аутсорсинг в России

История внедрения аутсорсинга в России начинается с 90-х годов. Первыми на территории страны появляются охранные фирмы, маркетинговые агентства и компании, контролирующие связь с общественностью. Отягощающим фактором развития аутсорсинга любого бизнеса на территории РФ являлась низкая социальная защищенность наемных работников. Главным толчком для развития отрасли в стране стало желание экономить на финансовых затратах, не жертвуя эффективностью производства.

 

На данный момент на территории РФ аутсорсинг оптимизации бизнес-процессов пользуется популярностью, однако с этим понятием связано немало стереотипов

Важно понимать, что аутсорсинг – это не только найм персонала, но и организация полноценного сотрудничества в конкретной сфере. За счет привлечения сторонних работников предприятиям-заказчикам проще завоевывать рынок и увеличивать мощность производства

 

Многие крупные компании страны уже успели оценить преимущества применения аутсорсинга. Особенно популярным являются услуги рекламных агентств, разработка и продвижение сайтов, бухгалтерское обслуживание, подбор кадров. Плюсом длительных контрактов с компаниями-аутсорсерами является возможность ежегодно увеличивать экономию затрат и размер финансовых ресурсов для профильного развития.

Что такое аутсорсинг персонала?

Начнем с определения понятия.

Компании могут выводить в аутсорсинг и ведение бухгалтерского учета, и подбор персонала, погрузочные работы, юридическое сопровождение, ИТ-сопровождение и так далее.

Раскрыть понятие аутсорсинга удобнее всего на примере.

Строительная фирма. Возводит дома из бруса «под ключ». Кто в такой фирме производит продукт и приносит прибыль фирме? Конечно, это строители. Кроме рабочих стоит упомянуть руководство, маркетологов – тех сотрудников, кто принимает заказы, занимается продвижением фирмы, общается с клиентами напрямую.

А теперь вспомним о бухгалтере – человеке, который будет вести финансовые отчеты, заниматься начислением зарплаты. А еще есть юристы – люди, которые составляют договора с поставщиками стройматериалов. Фирме нужен сайт-визитка, а значит, необходим и IT-специалист. Не забываем об уборщице – еще одна единица в штат. Это уже плюс как минимум четыре сотрудника – четыре человека, которым надо предоставить кабинет, стол и стул для работы; дать инструмент – компьютер, принтер или швабру с пылесосом; и самое главное – ежемесячно платить зарплату, отчислять страховые взносы в социальные фонды.

Итак. Мы приняли на работу четырех человек. Они не участвуют в производстве продукта и не приносят прямую прибыль предприятию – почти «паразиты». Дело в том, что  непосредственно в создании ценности, за которую фирме платят клиенты, эти люди не участвуют. Что делать? Уволить их? Но как работать без бухгалтера и юриста?

Таким образом, у нас есть следующие варианты:

1. Нанять персонал, изыскать из оборотных средств деньги на оплату их труда. Найти помещения для их работы. Закупить мебель, необходимый инструментарий. Итог: большие и постоянные издержки.
2. Распределить обязанности уборщика, программиста, юриста, бухгалтера между сотрудниками фирмы. Вариант только на первый взгляд неплохой. На самом же деле, работники попросят увеличения зарплаты и будут правы – дополнительный труд должен быть оплачен. Проблемы возникнут и с квалификацией работников. Ведь бухгалтер считается хорошим, если у него есть не только соответствующее образование, но и достаточный опыт. Итог: небольшие и постоянные издержки, проблемы с качеством выполненной работы.
3. Заказывать услуги на стороне – заказывать именно тогда, когда они нужны. Труд работника со стороны должен быть оплачен. Но он будет оплачен разово, и за услугу, которую выполнит человек с нужной квалификацией и опытом. Итог: непостоянные издержки и качественно выполненные работы.

Третий вариант — самый выгодный. Такой подход и называется аутсорсинг (от англ. outer source using — «с помощью внешнего источника»).

Причины и преимущества кадрового аутсорсинга

Необходимость использования аутсорсинга персонала может быть следствием ряда причин, связанных с лимитом на увеличение штатов (переводящим деятельность из малого в средний бизнес), сезонным характером работ, отпусками сотрудников, оптимизацией административной нагрузки.

Аутсорсинг применительно к персоналу компании служит для повышения качества выполняемых работ и управляемости сотрудников, понижая риск некорректного поведения в ходе осуществления двойного контроля.

Преимущества, получаемые руководством компании в результате аутсорсинга, можно поделить на несколько видов:

1. Административные выгоды, в числе которых:
   • уменьшение расходов на кадровое делопроизводство и анализ профессиональных качеств принимаемых сотрудников до оформления трудового контракта;
   • отсутствие сложностей с профсоюзными организациями;
   • оперативное регулирование исполнителей (количество, состав) на отдельных объектах и отсутствие вынужденного простоя.
2. Экономические в виде:
   • возможности сохранения (получения) статуса малого предприятия;
   • использования упрощённой системы налогового учета и льгот по налогообложению;
   • перераспределения бюджетных статей, связанных с расходами;
   • сокращения затрат на выплату компенсаций;
   • возможности сосредоточения ресурсов на основном бизнесе, повышения за счет этого инвестиционной привлекательности предприятия и увеличения показателей выработки на одну штатную единицу;
   • оптимизации административных трат на сотрудников, привлечения специалистов для организации максимально эффективной деятельности или определенного процесса.
3. Правовые в виде:
   • снятия части юридической ответственности за работников, а также социального блока;
   • отсутствия формальных обязательств перед работниками;
   • отсутствия судебных и иных разбирательств по трудовым спорам;
   • помощи в поиске сотрудников на вакантные должности;
   • получения профессиональных консультаций по налоговым и трудовым вопросам.

Аутсорсинг персонала удобен как крупным, так и мелким предприятиям. Разница лишь в объеме перераспределяемых функций и конечных целях.

Плюсы для компании, которая обращается к аутсорсингу

• Гарантия качества (как правило, сотрудники таких компаний являются профессионалами).
• Процесс выполнения задачи не нуждается в контроле и строгом надзирательстве.
• Экономятся денежные и трудовые ресурсы компании.
• Сотрудникам аутсорсинговой организации не нужно оплачивать отпуска, больничные, предоставлять различные льготы.
• Не стоит переживать из-за проверок, так как люди из аутсорсинга зарегистрированы в другой компании.
• Управляющим предоставляется возможность сконцентрироваться на основных задачах и повысить их результативность.
• Процессы найма и увольнения не занимают времени, в любой момент можно заключить соглашение с другим сотрудником аутсорсинга.

Что такое IT аутсорсинг?

Для компаний с небольшим числом компьютеров и не использующих особо сложных программ, нецелесообразно нанимать штатного системного администратора.

А за те же деньги по аутсорсингу они могут получить целый комплекс процедур:

• установка и настройка техники, ремонт, замена комплектующих;
• установка и отладка программного обеспечения;
• процедуры по улучшению конфиденциальности данных;
• очистка от вирусов, установка и обновление антивируса;
• создание резервных копий;
• обучение персонала фирмы использовать технику, программы, удаленные и личные консультации.

Кроме услуг на постоянной основе, к аутсорсинговым IT-компаниям обращаются для прокладки локальных сетей, проведения аудита, настройки АТС.

Преимущества и недостатки лизинга персонала

Лизинг персонала включает в себя три стороны сотрудничества: 

• работник, 
• работодатель, 
• частное рекрутинговое агентство. 

Заключение договора лизинга имеет собственные плюсы и минусы для каждой из сторон отношений.

Плюсы и минусы лизинга для работника

Плюсы:

• Гибкий график работы;
• Возможность трудоустройства в крупной компании с последующей отметкой в трудовой книжке;
• Стаж сохраняется даже после смены работы;
• Заработная плата на уровне основных сотрудников;
• Опыт и новые знания.

Минусы:

• Ограниченный период работы;
• Постоянная смена деятельности и необходимость быстрого «включения» в работу.

Плюсы и минусы лизинга для работодателя

Плюсы:

• Сокращение штата без потери квалифицированного персонала;
• Снижение издержек на налоги и страховки;
• Выполнение сложных задач за счет найма сотрудников с определенной спецификацией;
• Быстрая замена персонала в период отпусков или декретов;
• Уменьшение работы для бухгалтеров и кадровых отделов.

Минусы:

• Сотрудничество на период до 9 месяцев;
• Начисление заработной платы в соответствии с окладом штатных сотрудников.

Плюсы и минусы лизинга для рекрутингового агентства

Плюсы:

• Получение прибыли за счёт предоставления персонала.
• Агентства получают определенный процент, предоставляя сотрудника для временного найма.

Минусы:

• Решение всех вопросов — кадровых и финансовых;
• Участие при необходимости в судебных разбирательствах;
• Отчисление выплат — социальных, налоговых, страховых;
• Ответственность за возникновение чрезвычайных ситуаций или травмах.

Виды аутсорсинга

Существует множество видов аутсорсинга – практически все неосновные виды деятельности можно передать на выполнение аутсорсинговым компаниям.

Бухгалтерский

Одной из самых популярных форм аутсорсинга по праву считается передача сторонней организации бухгалтерского учета и составления отчетности на предприятии. За результаты несет ответственность руководитель предприятия-заказчика услуг.

Возможно несколько вариантов сотрудничества:

• составление отчетности;
• ведение учета;
• полное обслуживание (каждодневный учет, отчетность, создание и проведение первичных документов).

В целом аутсорсинг бухгалтерских услуг – удобная функция, позволяющая не создавать бухгалтерию на предприятии.

ИТ аутсорсинг

ИТ аутсорсинг подразумевает передачу довольно широкого спектра функций, связанных с обслуживанием компьютеров и прочей офисной техники. Любая услуга в этой сфере может быть отнесена либо к обслуживанию оборудования (ремонт принтера, моноблока и т.д.), либо к программному обеспечению (создание и сопровождение компьютерных программ).

IT аутсорсинг наиболее распространен во всем мире – это связано с активизацией использования информационных технологий и высоким требованиям к специалистам в данной сфере.

Видео — в чем преимущества и выгоды IT аутсорсинга:

Аутсорсинг персонала

Аутсорсинг персонала более актуален для крупных предприятий, где возможна текучесть кадров. Вопросы управление персоналом являются очень затратными по времени и стоимости.

Специальные кадровые агентства могут взять на себя функции найма персонала, расчета налоговой нагрузки, связанной с заработной платой, расчета премий и компенсаций.

Расчет заработной платы гораздо реже становится объектом аутсорсинговых услуг.

Ответственность за качество работы персонала кадровое агентство не несет.

Юридический

Юридический аутсорсинг удобен для средних и малых компаний. Специальная аутсорсинговая компания будет совершать обслуживание по налоговому и трудовому праву. Также на аутсорсинг можно вынести регистрацию, реорганизацию и ликвидацию юридических лиц.

Высокая квалификация юристов аутсорсинговых компаний позволяет полностью передать юридические функции. Штатный юрист, скорее всего, обойдется дороже стороннего специалиста, так как трудовая нагрузка на специалиста обычно невысока.

Видео, рассказывающее о юридическом аутсорсинге:

Логистический

Логистический аутсорсинг также называют транспортным. Он подразумевает передачу функций перевозки сторонней организации. Это удобно для тех предприятий, которые пользуются логистическими услугами время от времени и нет потребности содержать собственную логистическую службу.

Логистическая компания возьмет на себя функции складирования запасов и готовой продукции, их транспортировке. Все процессы, связанные с перевозкой и складированием также входят в компетенцию транспортной компании.

Видео о нюансах логистического аутсорсинга:

Промышленный (производственный)

Производственный аутсорсинг характерен для высокотехнологичных предприятий. Компании в сфере производства техники и телекоммуникаций передают сторонней организации весь производственный процесс.

Вследствие этого снижается себестоимость изготовления, повышается качество и надежность. Тем самым они могут сосредоточиться на продвижении существующих товаров и разработке новых видов продукции.

Особенности оформления лизинга

Как говорилось ранее, до 2019 года наемный труд не регулировался трудовым законодательством Российской Федерации. Данный регламент позволяет временно нанимать сотрудников без нарушения Российского законодательства. Главное правило – оформление договора о временном трудоустройстве работников частным агентством. Также в зону ответственности агентства попадают следующие задачи:

• Поиск и отбор сотрудников в соответствии с заявленными требованиями клиента;
• Согласование выбранного сотрудника с заказчиком;
• Составление и подписание трудового договора;
• Проверка за выполнением нанятым сотрудником поставленных задач. 

При оформлении лизинга сотрудничество между тремя сторонами должно подтверждаться двумя договорами. 

• Договор между рекрутинговым агентством и клиентом, заключающийся в поиске и отбору сотрудников для заказчика.
• Договор между агентством и сотрудником, в котором регулируется порядок работы нанятого специалиста.

В связи с подписанием федерального закона, в 2019 году лизинг персонала в России является официальным способом снижения издержек и сокращения персонала для многих компаний. Закон четко регулирует правила и ограничения использования лизинга. Сегодня лизинг – это совокупность долгосрочной аренды сотрудника и финансового сотрудничества.

Советы как избежать ошибок

Мы не хотим, чтобы вам пришлось разочаровываться в новом сотрудничестве и поэтому призываем вас подумать заранее о всех наиболее вероятных ошибках. Здесь мы попытались дать вам несколько полезных рекомендаций, которые помогут вам избежать некоторых довольно крупных ошибок:

Не рубите с плеча

Если вы думаете, что, подписав контракт, вы пришли к успеху, вы ошибаетесь. Вы только начинаете свой путь. Вас ждет адаптация к новому виду организации труда, а также некоторые усилия с вашей стороны и со стороны партнера, на что требуется время и кооперация обеих сторон.

Именно поэтому не стоит сразу избавляться от имеющихся сотрудников отдела кадров, чтобы сократить расходы. С самого начала наблюдайте за усилиями со стороны вашего партнера, вплоть до мелочей.

Для успеха недостаточно сделать все правильно лишь раз, гораздо важнее заложить прочный фундамент на будущее плодотворное сотрудничество.

Скрупулезно отнеситесь к выбору компании

Залог успеха в любом сотрудничестве – грамотный подбор партнера. Чтобы сделать правильный выбор, придется приложить некоторые усилия, детально изучить биржу и кандидатов.

Очень помогает составление списка требований, по которым вы будете выбирать компанию для сотрудничества. Сверяйтесь с ним перед тем как принять окончательное решение в пользу того или иного кандидата.

Обязательно стоить изучить ресурсы компании, их репутацию и опыт, чтобы потом не искать замену, ведь ваш бизнес может вырасти, а вместе с ним увеличится и спектр требуемый к выполнению работ.

Анализируйте выгоды

Задайте себе вопрос, зачем вам переходить на лизинг персонала отдела кадров. Если вы стремитесь к экономии, помните поговорку “скупой платит дважды”. Выбрав дешевого аутсорсера, у вас появляется риск получения низкого качества выполнения работ от недостаточно компетентных людей.

Подумайте о последствиях. Вам придется заново искать исполнителя и тратить еще больше времени на поиск и выполнение задач. Сэкономив на исполнителе, вы рискуете потерять больше, чем сэкономить. Поэтому тщательный анализ всех “за” и “против” поможет реалистично подойти к решению вопроса и прийти к нужному выводу насколько именно вам поможет аутсорсинг. Лучше потратить больше времени на обдумывание и анализ, чем потом страдать от допущенных ошибок.

Четко опишите условия в контракте

Основной причиной конфликтов зачастую является пункт об ответственности сторон, который прописан в договоре в общих чертах, опуская все необходимые подробности.

И в этом случае вы не ошибетесь, если будете следовать принципу “чем больше подробностей и моментов в описании в договоре, тем лучше и безопаснее”. Конкретность и ясность описания ответственности является залогом спокойствия в будущем.

Советуем также заранее подумать о возможных неординарных обстоятельствах.

Достоинства и недостатки

Говоря о привлечении внешних ресурсов для процессов малого бизнеса, стоит понимать, что такой формат на практике имеет свои плюсы и минусы. Зная их, вы сможете решить, какие виды деятельности можно доверить сторонней организации, а что лучше оставить штатным специалистам.

Основные преимущества заключаются в следующем:

1. Возможность сфокусироваться на основном виде деятельности, отсекая дополнительные процессы.
2. Получение более квалифицированных услуг. Как правило, внешние специалисты, работая с несколькими компаниями, имеют больше опыта, а также интенсивнее занимаются саморазвитием и образованием, что необходимо для поддержания собственной конкурентоспособности.
3. Гарантии получения результата. Если аутсорсер не выполняет свои обязанности в сроки и на должном уровне, на него возлагаются штрафы.
4. Экономия денежных ресурсов на оплату труда. Нет необходимости выплачивать заработную плату, премиальные и другие виды выплат. Аутсорсер берет оплату исключительно за объем работ.
5. Снятие социальной ответственности при расторжении договора. При смене сотрудника нет необходимости отчитываться перед центром занятости и выплачивать компенсации.
6. Снижение налоговых обязательств. Штатные сотрудники с позиции налоговых служб расцениваются как положительно влияющие на уровень прибыли, тогда как аутсорсинг услуги – это прямые расходы в деятельности предприятия.
7. Отсутствие проблем с невыходом сотрудников (отпуска, больничные). В таких случаях, как правило, аутсорсер обязан предоставить специалиста на замену.
8. Возможность быстрой реорганизации производственных процессов и трансформации бизнеса. Чем меньше сотрудников в организации, тем выше ее мобильность и способность адаптироваться под динамичные изменения рынка, просто отказываясь от ненужных услуг или быстро приобретая новые.

Недостатки аутсорсинга:

1. Зависимость от условий контракта. На штатного специалиста можно возложить широкий перечень функций и обязанностей, без изменения тарификации заработной платы, тогда как аутсорсер работает строго в рамках условий договора.
2. Сложность поиска специалиста, глубоко понимающего особенности бизнеса. Штатному сотруднику не нужно объяснять особенности отрасли, что позволяет ему принимать наиболее оптимальные решения.
3. Необходимость раскрытия конфиденциальных данных и бизнес-секретов. Передача внутренних данных сторонней организации повышает риски кражи ценной информации конкурентными организациями.
4. Сложность оценки потенциала сотрудников привлекаемого подрядчика. Доверяя работу компании аутсорсеру, вы полагаетесь на стороннее мнение о квалификации привлекаемых специалистов, что не всегда совпадает с вашими стандартами.
5. Возможность возникновения конфликтных ситуаций между внутренними и внешними специалистами. При заказе услуг специалистов у компании аутсорсера (особенно при частичном аутсорсинге) штатные сотрудники могут расценить действия руководителя как низкую оценку их профессиональных способностей.
6. Вероятность образования простоев. Если, к примеру, на аутсорсинг вынесен ремонт производственного оборудования, ожидание приезда мастера при возникновении поломки может надолго остановить процесс, тогда как штатный сотрудник, находясь постоянно на месте, быстро решил бы проблему.
7. Необходимость постоянного контроля процесса.

Анализируя возможности, которые предоставляет аутсорсинг, что это такое простыми словами сформулировать не сложно. Фактически – это отношения между работодателем и исполнителем не на правах трудового договора, с вытекающими из него обязательствами, а на условиях партнерского соглашения, избавляющего от целого ряда формальностей и дающего дополнительную степень свободы для обеих сторон.